Formularios y leads de la web: encuestas, solicitudes de contacto y suscripciones

Dos herramientas, dos funciones

Formularios

Formularios no tiene entrada propia en el menú lateral: ábrelo desde la tarjeta Formularios del panel Gestión de tu Resumen.

Crea un formulario

1. Empieza uno nuevo

   Pulsa Nuevo formulario. Ejemplo: «SAT Prep de otoño: valoración del curso».

2. Título, descripción y consentimiento

   Rellena el Título del formulario y, si quieres, una Descripción (opcional) que aparece bajo el título. Marca Incluir checkbox de consentimiento para uso de datos con fines de marketing si quieres que quien responda pueda aceptar tus emails comerciales (ver Consentimiento de marketing más abajo).

3. Añade las preguntas

   Pulsa Añadir pregunta para cada una, escríbela y elige su tipo. Marca Obligatoria en las que no se pueden dejar en blanco.

   Tipo	Úsalo para
   Texto corto	Un nombre, un colegio, una respuesta de una línea.
   Correo electrónico	Un email, con comprobación de formato.
   Texto largo	Comentarios abiertos («¿Qué mejorarías?»).
   Selección única	Una opción de una lista («¿En qué curso estás? Grade 9 / Grade 10 / Grade 11 / Grade 12»).
   Selección múltiple	Varias opciones de una lista. Añádelas con Añadir opción.
   Valoración (1-5 ★)	Una puntuación de 1 a 5 estrellas.

   Un formulario necesita al menos una pregunta.

4. Guarda

   Pulsa Crear formulario. Aparece en la lista como Borrador hasta que lo envíes por email.

Previsualiza, prueba y comparte

Pulsa el icono del ojo (Previsualizar) en la lista para abrir Previsualizar formulario: ves el formulario como lo verán los alumnos y, al lado, un panel con:

• URL pública: el enlace del formulario en la dirección de tu academia, con un botón para copiarlo. Pégalo en un email, una publicación, un código QR o un botón de tu web. Funciona en cuanto guardas el formulario.
• Envío de prueba: envía el email de invitación a una dirección para que lo revises.
• Envío masivo: Enviar a todos los pagados envía la invitación a todos los alumnos con acceso de pago de tu academia. Al confirmar, los emails salen en segundo plano, el formulario pasa a Enviado y la fecha aparece en Último envío:.

El email de invitación lleva en el asunto el título del formulario y el nombre de tu academia, y un botón Responder formulario.

Quién puede responder

• Cualquiera con el enlace puede abrir y enviar el formulario; no necesita cuenta.
• Quien tiene la sesión iniciada solo puede responder una vez: si vuelve a abrirlo ve «Ya has respondido».
• Las respuestas de quien no ha iniciado sesión aparecen como Anónimo. Si necesitas saber quién es, añade una pregunta de tipo Correo electrónico.

Consulta y exporta las respuestas

En la lista, la columna Respuestas muestra cuántas has recibido; pulsa el número (o Ver respuestas en la vista previa) para verlas, con los totales Total respuestas, Aceptan marketing y No aceptan cuando el checkbox de consentimiento está activado.

Exportar Excel descarga un archivo .xlsx con una fila por respuesta: número, usuario, email, fecha, una columna por pregunta (las obligatorias marcadas con *) y, si está activado, el consentimiento de marketing.

Leads de la web

Los leads son los mensajes y suscripciones que llegan desde tu web pública. Los recoges añadiendo uno de estos bloques a cualquier página en el Website Builder (Mi academia → Diseñador → Website Builder y búscalo en el panel Componentes):

Ejemplo: en tu landing «Clases de Álgebra de Grade 10», Lucía Martín escribe «¿Tenéis clases por la tarde para mi hijo Pablo?». Ve «Mensaje enviado. ¡Gracias!», el mensaje se guarda como lead y tú recibes un aviso por email.

Gestiona tus leads

Ve a Comunicación → Leads y email marketing, pestaña Leads de la web. La pestaña muestra un contador con los leads sin leer.

• Arriba: Leads en total, Sin leer, De contacto y Suscritos a la newsletter.
• Filtra por estado (Todos, Nuevos, Leídos), por formulario (Todos los formularios, Contacto o Newsletter) o busca por nombre, email o mensaje.
• Cada lead muestra los datos de contacto, el mensaje, la página de origen y la fecha. Sus acciones: Responder por email (abre tu programa de correo), Marcar como leído y eliminar (no se puede deshacer).

Consentimiento de marketing

• En Formularios: con el checkbox de consentimiento activado, quien responde ve «Acepto que mis datos puedan ser utilizados con fines de marketing y comunicaciones comerciales por» seguido del nombre de tu academia. Nunca viene marcado. Cada respuesta guarda lo que eligió y se incluye en el Excel. Si la persona tiene la sesión iniciada y lo marca, su cuenta también queda dada de alta en tus emails comerciales.
• En el bloque Suscripción newsletter: el visitante se suscribe a propósito. Usa la nota legal para decir qué va a recibir, p. ej. «Un email al mes con consejos para el SAT. Puedes darte de baja cuando quieras.»

Los leads de la web no se añaden solos a tus listas de email marketing: expórtalos y haz el seguimiento desde ahí. Cómo trata Acatudy el consentimiento y los datos de los alumnos se explica en Privacidad, cookies y datos de los alumnos.

Exporta tus datos

• Respuestas de formularios: Exportar Excel (.xlsx), desde la lista, la vista previa o la página de respuestas.
• Leads: Exportar CSV descarga los leads que coinciden con los filtros aplicados, con las columnas Fecha, Formulario, Nombre, Email, Teléfono, Mensaje y Página de origen. Se abre bien en Excel y Google Sheets.

Preguntas frecuentes

¿Los profesores ven los formularios o los leads?

No. Formularios y Leads de la web son solo para los administradores de la academia.

¿Puedo eliminar un formulario?

Sí, con el icono de la papelera de la lista. Se eliminan también todas sus respuestas, así que expórtalas antes.

¿Recibo un email por cada respuesta de un formulario?

No. Recibes un email por cada lead de la web; las respuestas de los formularios solo se recogen en sus Respuestas.

¿Puedo usar un formulario como formulario de inscripción en mi web?

Puedes enlazar su URL pública desde un botón. Para captar contactos de la web con aviso por email, usa mejor el bloque Formulario de contacto o Suscripción newsletter.