Formulaires et contacts du site web : enquêtes, demandes de contact et inscriptions à la lettre d’information

Deux outils, deux rôles

Formulaires

Formulaires n’a pas d’entrée dédiée dans le menu latéral : ouvrez-le depuis la vignette Formulaires du panneau Gestion de votre Résumé.

Créer un formulaire

1. Démarrer un nouveau formulaire

   Cliquez sur Nouveau formulaire. Exemple : « Fall SAT Prep: course feedback ».

2. Titre, description et consentement

   Renseignez le Titre du formulaire et, si vous le souhaitez, une Description (facultatif) qui apparaît sous le titre. Cochez Inclure une case de consentement à l’utilisation des données à des fins de marketing si vous voulez que les répondants acceptent de recevoir vos e-mails marketing (voir Consentement marketing plus bas).

3. Ajouter les questions

   Cliquez sur Ajouter une question pour chacune, rédigez-la et choisissez son type. Cochez Obligatoire pour celles qui ne peuvent pas rester vides.

   Type	À utiliser pour
   Texte court	Un nom, un établissement, une réponse d’une ligne.
   Adresse e-mail	Une adresse e-mail, dont le format est vérifié.
   Texte long	Des commentaires libres (« Que devrions-nous améliorer ? »).
   Choix unique	Une option dans une liste (« Dans quelle classe êtes-vous ? Grade 9 / Grade 10 / Grade 11 / Grade 12 »).
   Choix multiple	Plusieurs options dans une liste. Ajoutez-les avec Ajouter une option.
   Note (1-5 ★)	Une note en étoiles de 1 à 5.

   Un formulaire doit comporter au moins une question.

4. Enregistrer

   Cliquez sur Créer un formulaire. Il apparaît dans la liste comme Brouillon tant que vous ne l’avez pas envoyé par e-mail.

Prévisualiser, tester et partager

Cliquez sur l’icône en forme d’œil (Aperçu) dans la liste pour ouvrir l’Aperçu du formulaire : vous voyez le formulaire tel que les élèves le verront, avec un panneau latéral qui comprend :

• URL publique : le lien du formulaire sur l’adresse de votre académie, avec un bouton pour le copier. Collez-le dans un e-mail, une publication, un QR code ou un bouton de votre site web. Il fonctionne dès que le formulaire est enregistré.
• Envoi de test : envoie l’e-mail d’invitation à une adresse pour que vous puissiez le vérifier.
• Envoi groupé : Envoyer à tous les utilisateurs payants envoie l’invitation par e-mail à chaque élève ayant un accès payant dans votre académie. Après votre confirmation, les e-mails partent en arrière-plan, le formulaire passe à Envoyé et la date s’affiche sous Dernier envoi :.

L’e-mail d’invitation indique dans son objet le titre du formulaire et le nom de votre académie, et contient un bouton Remplir le formulaire.

Qui peut répondre

• Toute personne disposant du lien peut ouvrir et envoyer le formulaire ; elle n’a pas besoin de compte.
• Une personne connectée ne peut répondre qu’une seule fois : si elle le rouvre, elle voit « Vous avez déjà répondu ».
• Les réponses de personnes non connectées apparaissent comme Anonyme. Si vous avez besoin de savoir qui elles sont, ajoutez une question Adresse e-mail.

Lire et exporter les réponses

Dans la liste, la colonne Réponses indique combien vous en avez reçu ; cliquez sur le nombre (ou sur Voir les réponses dans l’aperçu) pour les consulter, avec les totaux Total des réponses, Accepter le marketing et Ne pas accepter lorsque la case de consentement est activée.

Exporter vers Excel télécharge un fichier .xlsx avec une ligne par réponse : numéro, utilisateur, e-mail, date, une colonne par question (les questions obligatoires sont marquées d’un *) et, si le consentement est activé, le consentement marketing.

Contacts du site web

Les contacts sont les messages et les inscriptions qui viennent de votre site web public. Vous les recueillez en ajoutant l’un de ces blocs à n’importe quelle page du Website Builder (Mon académie → Designer → Website Builder, puis cherchez dans le panneau Composants) :

Exemple : sur votre page de présentation « Grade 10 Algebra Tutoring », Ava Johnson écrit « Proposez-vous des séances en soirée pour mon fils Liam ? ». Elle voit « Message envoyé. Merci ! », le message est enregistré comme contact et vous recevez un avis par e-mail.

Gérer vos contacts

Allez dans Communication → Contacts et e-mail marketing, onglet Contacts du site web. L’onglet affiche un badge avec le nombre de contacts non lus.

• En haut : Total des contacts, Non lus, Demandes de contact et Inscriptions à la lettre d’information.
• Filtrez par statut (Tous, Nouveaux, Lus), par formulaire (Tous les formulaires, Contact ou Lettre d’information) ou recherchez par nom, e-mail ou message.
• Chaque contact affiche les coordonnées, le message, la page d’où il provient et la date. Ses actions : Répondre par e-mail (ouvre votre application de messagerie), Marquer comme lu et supprimer (irréversible).

Consentement marketing

• Dans Formulaires : avec la case de consentement activée, les répondants voient « J’accepte que mes données soient utilisées à des fins de marketing et de communications commerciales par » suivi du nom de votre académie. Elle n’est jamais cochée d’avance. Chaque réponse enregistre le choix, et il est inclus dans l’export Excel. Si la personne est connectée et la coche, son compte est aussi inscrit à vos e-mails marketing.
• Dans le bloc Inscription à la lettre d’information : le visiteur s’abonne volontairement. Utilisez la mention légale pour préciser ce qu’il recevra, par exemple « Un e-mail par mois avec des conseils de révision pour le SAT. Désabonnement à tout moment. »

Les contacts du site web ne sont pas ajoutés automatiquement à vos listes d’e-mail marketing : exportez-les et assurez le suivi à partir de là. La manière dont Acatudy gère le consentement et les données des élèves est expliquée dans Confidentialité, cookies et données des élèves.

Exporter vos données

• Réponses aux formulaires : Exporter vers Excel (.xlsx), depuis la liste, l’aperçu ou la page des réponses.
• Contacts : Exporter en CSV télécharge les contacts qui correspondent aux filtres appliqués, avec les colonnes Date, Formulaire, Nom, E-mail, Téléphone, Message et Page d’origine. Le fichier s’ouvre correctement dans Excel et Google Sheets.

Questions fréquentes

Les enseignants peuvent-ils voir les formulaires ou les contacts ?

Non. Les Formulaires et les Contacts du site web sont réservés aux administrateurs de l’académie.

Puis-je supprimer un formulaire ?

Oui, avec l’icône de corbeille dans la liste. Toutes ses réponses sont supprimées avec lui ; exportez-les donc d’abord.

Reçois-je un e-mail pour chaque réponse à un formulaire ?

Non. Vous recevez un e-mail pour chaque contact du site web ; les réponses aux formulaires ne sont recueillies que dans les Réponses du formulaire.

Puis-je utiliser un formulaire comme formulaire d’inscription sur mon site web ?

Vous pouvez créer un lien vers son URL publique depuis un bouton. Pour recueillir les contacts du site web avec un avis par e-mail, utilisez plutôt le bloc Formulaire de contact ou Inscription à la lettre d’information.