Cobros a alumnos: pagos, suscripciones, reembolsos y acceso

Esta guía trata del seguimiento de los cobros cuando ya estás vendiendo. Para conectar Stripe y crear cupones, mira Cobra con Stripe; para crear planes de acceso y preparar el pago, Vende el acceso a tus cursos con Stripe.

Dónde está

Ve a Mi academia → Pagos → Cobros a alumnos. Solo está disponible para los administradores de la academia: los profesores no ven pagos, planes ni reembolsos.

Arriba, Cobrado por mes muestra una barra por cada uno de los últimos 12 meses, neto de reembolsos. Los cobros fallidos no cuentan, y si vendes en más de una moneda cada mes muestra un total por moneda.

La pestaña Cobros

Aquí aparece cada pago cobrado en tu cuenta de Stripe: una compra de pago único, el primer pago de una suscripción y cada renovación. Cada fila muestra la fecha, el alumno (nombre y email), el plan, el importe y el estado. Si se devolvió parte de un pago, el importe reembolsado aparece debajo.

Usa los filtros de encima de la lista: Estado, Plan, fechas Desde y Hasta, y Alumno (nombre o email). Pulsa Filtrar para aplicarlos.

La pestaña Compras y suscripciones

Una fila por compra: un pago único o una suscripción. Es el sitio para responder «¿Lucía sigue con la suscripción activa?». Aquí puedes filtrar por Plan y Alumno.

• Importe: con /mes o /año en las suscripciones.
• Estado: mira la tabla de abajo. Debajo aparece Se cancela al final del periodo si la suscripción se canceló pero el periodo pagado aún no ha terminado.
• Acceso: Sí o No, según esa compra esté dando acceso al alumno ahora mismo.
• Renovación: el final del periodo actual de las suscripciones.
• Desde: la fecha de la compra.

Qué pasa con el acceso

El acceso sigue al pago de forma automática:

• Renovación cobrada: aparece una fila nueva Pagado en Cobros y el alumno recibe el email «Recibo de tu pago: …».
• Renovación fallida: la compra pasa a Pago pendiente, el acceso queda en pausa y el alumno recibe «No hemos podido cobrar tu plan …» con el botón Actualizar método de pago. En cuanto Stripe cobra, el acceso vuelve solo.
• Suscripción cancelada: si se cancela al final del periodo, el alumno conserva el acceso hasta la fecha de Renovación; después el estado pasa a Cancelada y el acceso termina.

Cuando el acceso termina, Acatudy solo quita lo que dio ese pago: la matrícula en el curso académico o las asignaturas del plan, y la marca de pagado. Si matriculaste al alumno a mano, lo marcaste tú como pagado o tiene otra compra activa que da lo mismo, lo conserva.

Reembolsa un cobro

Ejemplo: Pablo pagó 59 € por la preparación de SAT Math y pide la baja tras la primera clase.

1. Busca el cobro

   En la pestaña Cobros, escribe el nombre del alumno en Alumno y pulsa Filtrar.

2. Pulsa Reembolsar

   En Importe a devolver, deja el campo vacío para devolver todo lo que queda, o escribe un importe menor para un reembolso parcial (por ejemplo 30).

3. Decide sobre el acceso

   Marca Retirar también el acceso del alumno si el alumno debe perder lo que le dio ese pago. Si no la marcas, conserva el acceso.

4. Confirma

   Marca Confirmo el reembolso: no se puede deshacer. y pulsa Reembolsar. Verás «Reembolso de 59,00 € hecho en tu cuenta de Stripe.» El dinero se devuelve desde tu cuenta de Stripe.

El botón Reembolsar solo aparece mientras queda importe por devolver y tu cuenta de Stripe está conectada. Un cobro fallido no se puede reembolsar. Si ves «Este cobro no admite reembolso.» o «Stripe no está configurado: no se pueden hacer reembolsos ahora mismo.», revisa tu cuenta en Pagos → Cuenta de Stripe y cupones.

Reembolsos hechos en tu panel de Stripe

También se reflejan aquí: se actualizan el importe reembolsado y el estado. Pero en ese caso Acatudy no quita el acceso al alumno. Si debe perderlo, reembolsa desde Acatudy con la casilla de acceso marcada, o pulsa Marcar como impagado en el alumno, en Usuarios.

Facturas y recibos

• Los pagos de suscripciones tienen el botón Factura, que abre la factura emitida por Stripe.
• Los pagos únicos no tienen ese botón: búscalos en tu panel de Stripe.
• El alumno encuentra las mismas facturas en Mis pagos (mira más abajo).

Exporta a CSV

Pulsa Exportar CSV arriba a la derecha. El archivo usa los filtros de la pestaña Cobros (por ejemplo, solo Reembolsado del 1 al 30 de septiembre) y trae estas columnas: Fecha, Alumno, Email, Plan, Importe, Reembolsado, Moneda, Estado y el identificador de Stripe del pago, para cuadrarlo con tus informes de Stripe.

Qué ve el alumno

Los alumnos que han comprado un plan tienen Mis pagos en su menú de usuario:

• Mis planes: cada plan con su importe, su estado y la fecha de renovación (Termina el … si lo canceló).
• Gestionar suscripción y facturas: abre el portal de cliente de Stripe para cambiar la tarjeta, descargar facturas o cancelar.
• Historial de pagos: cada pago con el enlace Recibo cuando Stripe emitió factura.

Preguntas frecuentes

Un alumno dice que pagó pero no tiene acceso

Búscalo en Compras y suscripciones. Caducada significa que el pago no llegó a completarse; Pago pendiente, que falló la última renovación. Si la compra está Activa y la columna Acceso dice Sí, repasa Un alumno no ve una asignatura o su contenido.

¿Puedo pausar una suscripción?

No. Puedes cancelarla desde tu panel de Stripe, y el alumno puede cancelarla desde Mis pagos.

¿Un profesor puede hacer reembolsos?

No. Los pagos, los planes y los reembolsos solo están disponibles para los administradores de la academia.