Cómo gestionar alumnos: altas, accesos y control de pagos
En Acatudy el cobro lo haces tú y la plataforma controla el acceso: un interruptor por alumno decide quién entra. En esta guía dominamos la sección Usuarios: altas sin duplicados, activar y revocar accesos, qué ve un alumno impagado y cuántos alumnos admite cada plan.
¿Qué vas a montar y para quién es?
La operativa diaria de cualquier academia: llega un alumno nuevo (o una matrícula), lo das de alta, y cuando confirma el pago le activas el acceso. Si se da de baja o deja de pagar, lo revocas. Todo desde Usuarios, en segundos y con registro de cada cambio en la actividad del Resumen.
El modelo es deliberado: la plataforma no procesa pagos de tus alumnos ni se queda comisión. Tú cobras como siempre (transferencia, Bizum, recibo, tu TPV) y el interruptor de pago refleja quién tiene acceso vigente. Si tu web ya cobra sola, la guía de la API explica cómo automatizar este mismo alta y baja.
Requisitos previos
- Tu academia creada. La cuota de alumnos por plan: Free 20, Basic 50, Profesional 200 e Institutional ilimitados. Al llegar al tope, el alta se bloquea con un aviso para ampliar el plan.
- El email del alumno (es su identificador) y, para cuentas nuevas, una contraseña inicial de al menos 8 caracteres que le harás llegar.
Paso a paso
Paso 1: da de alta al alumno
Ve a Usuarios y crea el alumno con nombre, apellidos, email y contraseña. Si ese email ya existe en Acatudy (por ejemplo, es alumno de otra academia o ya estuvo en la tuya), no se duplica la cuenta: simplemente se adjunta a tu academia. Todo alta nueva entra como impagada: puede entrar al área pero ve la pantalla de "pago pendiente" hasta que actives su acceso.
Paso 2: activa el acceso cuando pague
En la lista de usuarios, cada alumno tiene su interruptor de pago: al pulsarlo pasa a pagado y desbloquea todo el contenido de tu academia. También puedes hacerlo desde la ficha de edición del alumno con la casilla de pago. Cada activación y revocación queda registrada (quién y cuándo) en la actividad del Resumen.
Paso 3: revoca el acceso al terminar la relación
Cuando un alumno termina su curso o deja de pagar, pulsa el interruptor de nuevo: pasa a impagado y deja de ver el contenido, pero conserva su cuenta y su histórico. Si vuelve, lo reactivas sin recrear nada. Y si quieres sacarlo del todo de tu academia, elimínalo desde la lista: se quita su membresía de tu academia sin borrar su cuenta de Acatudy (puede pertenecer a otras academias).
Paso 4: comunícate con unos y otros
Desde las herramientas de comunicación puedes escribir por separado a alumnos con acceso (novedades, nuevos simulacros) y a los impagados (recordatorio de matrícula pendiente). Ese segundo grupo es tu lista de ventas: un aviso a tiempo convierte altas en ingresos.
Errores comunes
- Crear de nuevo un email existente. No hace falta: el alta con un email ya registrado simplemente lo adjunta; la contraseña solo aplica a cuentas nuevas.
- Esperar cobro automático. La plataforma no cobra a alumnos: el interruptor eres tú. Es a propósito, para que no pagues comisiones.
- Eliminar alumnos para pausarles el acceso. Eliminar quita la membresía; para una baja temporal usa el interruptor, que conserva histórico y progreso.
- No vigilar la cuota. Con el plan lleno el alta falla: revisa el uso en Mi suscripción antes de una campaña de matrículas.
Preguntas frecuentes
¿Qué ve un alumno impagado?
Puede iniciar sesión pero ve una pantalla de pago pendiente en lugar del contenido. En cuanto activas su acceso, entra con normalidad sin que tenga que hacer nada.
¿Cuántos alumnos entran en mi plan?
Free: 20. Basic: 50. Profesional: 200. Institutional: ilimitados. El cambio de plan es inmediato desde Mi suscripción.
¿Puedo dar de alta muchos alumnos de golpe?
Desde el panel el alta es individual pero rápida. Si vendes desde tu propia web, la API de Acatudy crea y activa alumnos automáticamente con cada compra: consulta la guía de integración.
¿Se borra el progreso si quito el acceso?
No: revocar el acceso solo bloquea la entrada al contenido. Intentos, fallos y progreso se conservan para cuando vuelva.
Empieza hoy
Da de alta a tu primer alumno de prueba, juega con el interruptor y comprueba lo que ve en cada estado. Crea tu academia gratis y ten la operativa dominada antes de tu próxima matrícula.