Cómo impartir formación obligatoria en empresas (PRL, igualdad, compliance)
La formación obligatoria —prevención de riesgos, igualdad, compliance, protección de datos— solo vale si se puede demostrar. En esta guía montamos el circuito completo: contenido que el trabajador debe completar de verdad, registro de quién lo hizo y un certificado PDF que RRHH archiva ante una inspección.
¿Qué vas a montar y para quién es?
Una formación que se puede acreditar: el vídeo debe verse entero, el documento debe leerse hasta el final y queda registro de quién lo completó, cuándo y con qué resultado. Es el montaje para consultoras y formadores que venden a empresas cursos obligatorios de PRL, plan de igualdad, ciberseguridad básica o código ético.
La clave del montaje es entender una regla de la plataforma: los materiales sueltos en Archivos o dentro del curso nunca son obligatorios. La obligatoriedad solo existe dentro de una Tarea: ahí el vídeo debe completarse y la lectura confirmarse, y si el alumno sale antes se le avisa de que perderá el progreso. Esa trazabilidad es lo que diferencia "les mandé un PDF" de "formación acreditable".
Requisitos previos
- Tu academia creada con el plan Profesional o Institutional: los certificados (imprescindibles aquí) y el área white-label están en esos planes; Profesional cubre 200 alumnos y 10 GB.
- El contenido de la formación: el vídeo o el documento oficial, y si la lleva, un test final de 10-15 preguntas.
- Módulos activos en Mi academia → Módulos: Cursos, Tareas, Certificados, Exámenes y Estadísticas.
Paso a paso
Paso 1: crea el curso con el material de la formación
En Cursos crea el curso ("PRL básica 2026", "Plan de igualdad") con una sección por bloque y dentro el vídeo o documento. Configura en la ficha las horas de duración: se imprimen en el certificado, y en formación acreditable las horas importan.
Paso 2: mete el material en una tarea para hacerlo obligatorio
Crea una Tarea y adjunta ese mismo material como recurso de la tarea. Dentro de una tarea es obligatorio: el vídeo debe verse entero y el documento leerse hasta el final con confirmación de lectura. Ese registro de completado es tu primera prueba documental.
Paso 3: añade el test de evaluación
Si la formación lleva examen (PRL casi siempre), crea en Exámenes un simulacro con las preguntas del banco, la duración adecuada y los intentos que quieras permitir. Recuerda la regla de oro: banco con al menos el doble de preguntas que el examen, para que los reintentos no repitan. Si es solo contenido de cultura de empresa, puedes dejarlo sin test.
Paso 4: activa el certificado y entrega los justificantes
En la ficha del curso, elige el criterio del certificado: por completar el curso o por nota mínima en el simulacro (sobre 10). El trabajador se descarga un PDF apaisado con tu marca, las horas y su nombre; si la empresa exige una redacción oficial, escribe tu propio texto del certificado en la ficha. Con las Estadísticas exportas la foto general de quién completó qué.
Errores comunes
- Dejar el material suelto en el curso. Sin tarea no hay obligatoriedad ni trazabilidad: ante una inspección, es lo mismo que no haberla dado.
- Certificado sin horas. Rellena la duración del curso: un certificado de PRL sin horas levanta sospechas.
- Test con banco justo. Si el banco tiene las mismas preguntas que el examen, el segundo intento es memoria, no conocimiento.
- Quedarse en el plan Free. Sin certificados no hay justificante: para este negocio el plan Profesional es el punto de partida.
Preguntas frecuentes
¿Sirve como justificante ante una inspección?
El certificado PDF con nombre, horas y fecha más el registro de completado de la plataforma es el paquete que habitualmente archiva RRHH. La homologación oficial de ciertos cursos (PRL de determinados sectores; en EE.UU., su equivalente serían las tarjetas OSHA 10/30, que solo emiten formadores autorizados) depende de la normativa y de tu condición de entidad, no de la herramienta.
¿Puedo dar de alta a 100 trabajadores de golpe?
Sí, el alta de usuarios es rápida y cada trabajador entra con su email. Recuerda que el plan Profesional incluye 200 alumnos; para plantillas grandes, el Institutional es ilimitado.
¿La empresa cliente ve su propia marca?
El certificado lleva la marca de tu academia. Si formas a varias empresas y quieres separarlas del todo, valora una academia por cliente o pregunta por el plan Institutional.
¿Cómo cobro a la empresa?
Facturas a la empresa como siempre; la plataforma no interviene en el cobro. Tú das acceso a los trabajadores desde Usuarios cuando el contrato esté en marcha.
Empieza hoy
La formación obligatoria se compra por el justificante: móntalo bien una vez y véndelo cada año a la misma empresa. Crea tu academia gratis y prepara tu primer curso acreditable.